Каждое утро, приходя в офис, мы попадаем в ситуацию, где все вокруг будто сговорились, чтобы отвлекать друг друга от выполнения своих рабочих обязанностей. Минут 20 мы посвящаем общению с подружками, еще полчаса — кофе-брейку, а там несколько минут в Сети — фотографии десертов и котиков не могут ждать. В конечном итоге дело не завершается, хотя не требовало огромных сил или времени. «Как же так? Ведь я была на работе!», — думаешь ты.

Любые советы ведущих коучев, которые занимаются тайм-менеджментом, утверждают, что на определенные задачи нам требуется череда длинных отрезков времени. Например, составить важный отчет — это три часа рабочего времени и их надо посвятить работе без перерывов и общения с коллегами или начальством. Кстати, это объясняет привычку некоторых сотрудников приходить раньше или уходить позже — в это время нам никто не мешает работать.

Понятия не имею, сколько работают мои сотрудники. Я просто знаю, что они делают то, что нужно.

Джейсон Фрид называет две ключевые проблемы, которые отвлекают нас от работы: М&M — это менеджеры и мероприятия, так он их называет. Задача менеджеров заключается именно в том, чтобы постоянно спрашивать тебя: «Какие успехи с важным партнером? Как идут дела?». И мы тут же начинаем рассказывать про успехи или чаще мы говорим: «Ну, как раз заканчиваю». Но все это — наименьшее зло нашей работы. Хуже всего — это собрания. Джейсон Фрид называет собрания« ужасным, токсичным способном проводить время на работе». Неужели собрания и менеджеры действительно влияют на работу в положительную сторону? По‑крайне мере, когда их становится слишком много — определенно нет.

Популярное

Джейсон Фрид предлагает несколько способов избавиться от негативного влияния М&M:

Организовать время, когда коллеги не будут мешать друг другу работать. Например, «молчаливый четверг», когда после полудня все будут заниматься своей работой, не отвлекаясь на посторонние вопросы, почту, социальные сети и собрания. Удивительно, но даже за полдня качественной работы можно успеть гораздо больше, чем за несколько дней работы в привычном режиме.

Перевести все собрания в онлайн. Без пятиминуток на ожидание, похлопывания по плечу и прочих корпоративных ритуалов: мы можем читать сообщения в то время и в том порядке, какое удобно каждому сотруднику.

И, как говорит Джейсон Фрид, самое разумное поведение — отмена ненужных собраний. Конечно, отказаться вовсе от подобных мероприятий невозможно, но уменьшить количество, чтобы повысить качество — идея блистательная! Тогда у каждого сотрудника будет больше времени на выполнение своей работы и распределяться это время будет согласно индивидуальному плану.

На любой работе мы всегда сталкиваемся с тем, что нам мешают выполнять нашу непосредственную работу. Это могут быть коллеги по офису или сотрудники из другого подразделения. Даже если вы станете индивидуальным предпринимателем и будете работать одни, вам все равно кто-то будет постоянно мешать работать.

ЧТО МЕШАЕТ ЭФФЕКТИВНО РАБОТАТЬ

Представьте себе, что вы сидите и делаете заготовленный план на день. А тут вам начинают добавлять одно поручение за другим. Проблема осложняется, если над вами работает несколько руководителей, каждый из которых может обратиться к вам лично. Ни о какой продуктивности в таком случае говорить не приходится, так как наш с вами мозг - это однозадачная машина. И в одно и тоже время может работать только над одной задачей или проектом.

Особенно мешает в работе - включенный вконтакт, скайп, аська и сотовый телефон. Все специалисты, которые исследуют возможности мозга подтверждают - человек не может делать два деа одновременно; человек также не может продуктивно работать в состоянии стресса или когда его постоянно выдергивают из рабочего процесса совещаниями, собраниями и кофе-брейками.

Отвлекать может и коллега, которая решила у вас что-нибудь спросить. Не говоря уже о каких-то мероприятиях. Например, в местном технопарке часто происходят интересные события. Но если посещать каждое из них - то времени для работы почти не останется.

Или еще пример. Я почитываю лекции в местном университете. На позапрошлой неделе меня пригласили на собрание в разгар рабочего дня. А на прошлой неделе предложили пройти диспансеризацию.

ОХРАНЯТЕ СВОЮ РАБОТУ

Коллеги обязательно будут мешать вам работать. Они делают это не специально, но если соглашаться со всем, что они предлагают, то можно денно и нощно ходить по флюорографиям, сдавать анализы крови и сидеть на контр продуктивных собраниях.

Когда я стал работать дома как индвидуальный предприниматель, я столкнулся со стеной непонимания среди близких мне людей. Не понимают они, что мне также как и всем людям нужно много и упорно работать, чтобы завтра получить выдающиеся результаты.

Что бы вам не мешало работать, нужно стараться оградиться от внешних помех. Мне в этом хорошо помогает четкая постановка планов. Сейчас я могу себе позволить отвлечься от работы. Но стараюсь это сделать только после того, как выполнен оптимальный план и достигнуты нужные результаты за день.

• Слишком много сна
• Мало движения
• Передозировка информацией
• Снова отвлекаемся?
• Изобретение велосипедов
• Быть перфекционистом
• Хвататься за все и сразу
• Не вести счет времени
• Друзья-якоря
• Бросать начатое на полпути
• Забывать об отдыхе

Обычно мы разделяем привычки на вредные и полезные. Пить и курить - вредно, а вот бегать по утрам - очень даже полезно. Но все же жизнь носит свои коррективы в устоявшиеся классификации - у многих людей есть немалый набор привычек, которые сложно с уверенностью отнести к какому-то одному разряду.

Сложность заключается и в том, что основы этих привычек заложены в первую очередь в нашем сознании, восприятии мира и себя. И в то время как мы пытаемся переломить себя с помощью силы воли и дисциплины, наши установки продолжают работать, внушая нам, что мы снова хотим вернуться к своим слабостям. Итак, что мешает работать эффективно, давайте перечислим привычки, которые мешают работать и поговорим о том, каким именно образом они снижают эффективность нашего труда.

Слишком много сна

Человек нового тысячелетия склонен скорее к недосыпу, чем наоборот, но всякий сталкивался с тем, что порой спит намного больше, чем этого требует организм. К примеру, у многих довольно распространена привычка отсыпаться в субботу и воскресенье, надеясь таким образом восстановить силы. Наверное, вы замечали, что после полусуточного сонного марафона почему-то не появляется ожидаемого ощущения бодрости. Переусердствовавший со сном человек вялый, его работоспособность и мотивация на нуле, одолевает сильное желание продолжить спать дальше. В общем, пересыпание - враг продуктивности, это однозначно. Более того - оно может стать катализатором появления болезней сердца и сосудов, а также диабета.

Мало движения

Больше половины американцев страдают от избыточного веса. И лишь четырнадцать процентов из них уделяют время физическим упражнениям. Согласно результатам исследований, перспективы самой толстой нации на планете еще печальнее… А ведь спорт или просто активный образ жизни напрямую связаны с продуктивностью.

При сидячей работе очень важно держать мышцы в тонусе и насыщать мозг кислородом при помощи прогулок и упражнений. Если этого не делать, человек начинает себя плохо чувствовать - ведь мышцы атрофируются, клетки мозга буквально страдают от удушья. Кроме того, физические нагрузки повышают стрессоустойчивость. А значит, необходимо выкраивать время хотя бы для пеших прогулок, если уж нет возможности ходить в тренажерный зал или делать зарядку.

Передозировка информацией

Информация занимает в нашей жизни очень важное место. В день мы пропускаем через себя огромные потоки данных, которые нам с готовностью преподносят СМИ и мировая паутина (читайте «Как бороться с информационной перегрузкой »). Но в любом деле можно переусердствовать - это касается и потребления информации. Как говорится, все хорошо в меру, и если потреблять данные с жадностью обжоры, то можно попасть в настоящую зависимость от них.

Если вы каждые пять минут заглядываете на свою страничку в соцсети или по несколько раз на дню пересматриваете новости в интернете - значит, вы стали жертвой пагубной привычки. Она отнимает много времени и не приносит никакой пользы, да еще и мешает концентрироваться на работе. Попробуйте избавиться от нее - и уже на следующий день заметите, насколько возросла ваша эффективность.

Снова отвлекаемся?

Нынешний быстро движущийся мир просто кишит всяческими отвлекающими факторами. То сообщение в Фейсбуке кто-то прислал, то подруга по телефону позвонила, то сослуживец заглянул поболтать. Бросив дело, которым вы занимались, вы не всегда сможете к нему вернуться - уже появились новые насущные заботы. То начальник вызовет, то ребенка из садика нужно забрать, то проблемный клиент на голову свалится… Весь этот ворох неоконченных дел становится все больше и имеет все шансы превратиться в непреодолимую гору. Чтобы этого не происходило, нужно уметь не отвлекаться, сосредотачиваться на текущем задании и концентрировать свое внимание.

Изобретение велосипедов

Изобретения - это очень хорошо, особенно если ваша профессия - изобретатель. Полезное это свойство и для творческих людей, и для креативщиков. Но сейчас мы не об этом. Речь идет о ненужном изобретательстве, когда человек старается сам дойти своим умом до всего, что ему предстоит сделать, вместо того, чтобы воспользоваться опытом предшественников. Такой человек не прислушивается ни к чьему мнению и не изучает информацию по своему вопросу, предпочитая набивать шишки самостоятельно.

В результате вы можете потратить несколько дней на то, что могли сделать за пару часов. Нужно лишь не начинать работу без информационной подготовки.

Быть перфекционистом

Скорее всего, вы лично знакомы с людьми, зацикленными на идеальности всего, что они делают и что их окружает. У всех нас есть тяга к перфекционизму, но и в этом случае нужно научиться не перегибать палку. Ведь так можно потратить целый вагон времени на доработку несущественных мелочей, на которые никто, кроме вас, не обратит внимание.

Чтобы избавиться от дурной привычки делать все слишком хорошо, напоминайте себе о принципе Парето , согласно которому 80% результата достигается приложением всего 20% усилий, а остальные 80% ваших сил тратятся на 20% результата. Как вы понимаете, последние двадцать процентов зачастую можно просто опустить.

Хвататься за все и сразу

Умением делать одновременно несколько дел гордятся и ставят нам в пример Юлия Цезаря - вот мол, как надо. Ведь при такой загруженности работой нужно успевать за короткое время выполнить миллион задач. Умению переключаться с одной задачи на другую нужно учиться, да и не у всех есть этот талант. Большинство из нас при попытке совершать одновременно несколько процессов теряют продуктивность по всем направлениям. Проще говоря, делают все и сразу, но плохо.

Поэтому лучше все же уделять все свое внимание одному делу, не распыляясь на остальные.

Не вести счет времени

Вы заглянули в социальную сеть на минутку и даже не заметили, как пролетели часы. Или так заболтались с сотрудником, что закончился рабочий день. Эта привычка тоже мешает работать и снижает эффективность. Как можно говорить о планировании дел, если вы без понятия, куда девается ваше время?

Есть и еще одна сторона этой привычки - постоянное опаздывание. Оно плохо не только тем, что вы зря тратите свое время. Опаздывая, вы выражаете неуважение человеку, который ждет вас.

Друзья-якоря

Всех ваших друзей можно поделить на два типа - одни тянут вас вверх, другие вниз. Первые могут послужить хорошим примером в карьерных достижениях, личностном развитии или построении отношений. Вторые же постоянно сбивают вас с пути истинного. Конечно, у вас могут быть общие хобби или даже дружба со школьной скамьи, но если после встречи с ними вы весь следующий день страдаете от похмелья - значит, лучше пересмотреть отношения. Если ваши жизненные установки слишком различаются, то вам явно не по пути.

Бросать начатое на полпути

Кто-то не умеет отказывать, а кто-то слишком уверен в своих силах. Кто-то хочет показаться лучше в глазах других, а кто-то пытается заслужить доверие начальства… Существуют разные причины того, почему люди взваливают на себя больше задач, чем могут унести. Так или иначе, финал всегда одинаков - растет список неоконченных дел, а вместе с ним и беспокойство. Человек либо начинает работать в неурочное время, либо просто не вкладывается в сроки, чем заслуживает совсем не ту реакцию начальства, к которой стремился.

Забывать об отдыхе

Как известно, хорошо - это еще не значит много. Это касается и работы. Эффективный труд не имеет ничего общего с семидневной рабочей неделей и 18-часовым рабочим днем. Если вы работаете именно так - остановитесь и пересмотрите свое расписание. Подобное самоистязание приводит к снижению трудоспособности. А значит, нужно находить время для отдыха и приятного времяпровождения. При этом необходимо соблюдать баланс: если ваша работа связана с общением, то отдых может выглядеть как чтение книги в одиночестве, а если вы все время сидите за компьютером, надо периодически выезжать на природу.

P.S. Несколько статей

Конечно, каждый руководитель хочет чтобы его персонал был эффективнее, продуктивнее, результативнее … можете написать любое другое слово. На вопрос продуктивности иногда возникает очень и очень часто, особенно когда задета актуальная проблема. Так что же нужно делать, что бы стать эффективнее? или давайте развернем вопрос по другому: что мешает нам или нашим сотрудникам быть эффективней?

Я предложу несколько интересных подходов, которые лично сам использую в своей деятельности, а вы разумеется сможете использовать в своей и написать свое мнение в комментариях к этой статье по прочитанному.

Итак, давайте приступим:

Вы стремитесь к совершенству? Хотите быть лучшим из лучших?

Возможно, Вы скажите: Что за вопрос? — конечно же да?!

Но давайте будем честны перед собой — У вас получилось? В большинстве случаев у вас получилось стать идеальным, совершенным? — конечно же нет, поэтому делаем простой и очень циничный вывод:

Прекратите себя мучить, откажитесь от недостижимых идеалов и сконцентрируйтесь на том что вам нравится, от чего вы получаете удовольствие и возможно, я подчеркну возможно, через небольшие, незначительные изменения вы станете совершеннее.

Приведу простой пример: Вы можете стремиться стать идеальным/совершенным руководителем, потратить на это годы и не добиться успеха, а можете отпустить ситуацию, прочитать статью: и успех придет к вам! Ваш персонал конечно может стать идеальным, но это достигается совершенно другими методами корпоративного обучения.

Научитесь концентрироваться или Научите концентрироваться!

Всем хорошо известна поговорка: за двумя зайцами погонишься ни одного не поймаешь, но вот вопрос: а если за тремя? четырьмя? — я думаю ответ очевидный, но зачем вам это?

Представьте себе, что основа любого достижения это движение из точки А в точку Б, это очень просто сделать, а далее — когда вы собираетесь перемещаться, на каждом метре вашего пути вас отвлекают и задают вполне невинные вопросы: Сколько время? Куда идете? Вы не видели слона? — казалось бы вопросы простые, но если вы будете отвечать на них, вы очень долго будете достигать точку Б.

Поэтому, концентрация — основа многих бед, в том числе в вашей компании. На одном корпоративном тренинге меня спросили: как очень быстро повысить эффективность от корпоративного обучения? я ответил: Это сделать очень просто, достаточно убрать отвлекающие факторы, например выключить мобильный телефон или отложить их в сторону. И это работает! Важно, что вместо фактора отвлечься, начинает возникать фактор под названием: чем бы занять мой ум и в этот момент можно и нужно предложить правильную информацию.

Какие отвлекающие факторы вы знаете? и насколько они влияют на работу?

Избавьтесь от негатива!

Избавляйтесь сами и избавляйте ваших сотрудников от любого негатива, именно негатив тащит вас и ваш персонал вниз. Как только вы услышали любую негативную мысль или новость, постарайтесь ее проработать с помощью конструктивной критики и анализа. Стремитесь создавать среду для того чтобы вдохновлять себя, сотрудников вашей компании.

Например, я в своей личной презентации указываю: Вовлечение и вдохновение слушателей корпоративных тренингов и бизнес-семинаров к действиям!

И на мой взгляд это очень важно, ведь негатив начинается с повседневной рутины, а потом это все засасывает шаг за шагом и вот уже нами управляют! Управляет кто? — спросите вы — ответ будет прост: ваши негативные мысли!

Берите ответственность на себя! Научите брать ответственность!

К сожалению, но это факт, многие не любят брать ответственность на себя, они пытаются даже мелкие, пустяковые, бытовые вопросы переложить на плечи других. Действуйте! Вы сами должны научиться принимать решение и нести за эти решения ответственность, а не ждать когда кто-либо его одобрит.

Отношение к ошибкам. Работа над ошибками.

Как обычно, здесь существует две крайности:

1. либо люди игнорируют те ошибки, которые совершили;
2. либо наоборот начинают заниматься самобичеванием.

С ошибками надо уметь работать, превращая ошибки в стартовый механизм успеха. Очень легко из ошибок и неудач сделать конкурентное преимущество, кстати на корпоративных тренингах я разбираю несколько кейсов по этой теме.

Правильная работа с возможностями?

С одной стороны возможности это классно, фактически это означает новая прибыль, но с другой стороны возможность может стать иллюзией, миражом и очень важно понимать:

Что на самом деле возможно, а что на самом деле нет!

Система оценки возможностей на реальность, умение правильно расставлять приоритеты является ключевым в корпоративном управлении и все это знают, но забывают когда возможности врываются в наши головы, затмевая разум мышления.

Умение говорить НЕТ!

Правильные бизнес-процессы подразумевают под собой минимизацию возникновения внештатных ситуаций, поэтому:

• научитесь говорить НЕТ тем задачам, которые отвлекают от бизнес-процессов;
• научитесь прорабатывать, те ситуации, которые не вписываются в ваши бизнес-процессы;
• научитесь понимать «что важно», а «что не важно», ведь именно понимание формирует отношение к решению, а следовательно распределение времени и денег.

Обучение!!!

Нельзя игнорировать обучение, при этом учитывайте что обучение может быть как узкоспециализированное, так и многопрофильное. Максимальный эффект дает многопрофильное обучение, так как позволяет расширить диапазон мышления, а следовательно научиться находить и внедрять новое.

Но большинство менеджеров фокусируются на узкопрофильном обучении, на»волшебных таблетках», четких алгоритмах, которые возможно будут хороши при стабильной экономике, но станут абсолютно бесполезными при решении немного нестандартных задач, уже не говоря про стрессовые ситуации и кризис.

Кстати, по приведенным выше критерия можно сделать тест-опросник на продуктивность сотрудников, задание следующие:

Ответить на вопросы самостоятельно и предложить сотрудникам принять участие в опросе.

Считается просто: каждое Да, это 1 балл; каждое Нет, это 0 баллов.

Вопросник по оценке продуктивности сотрудников:

1. Вы стремитесь к совершенству, стремитесь быть лучшим из лучших?
2. Вы умеете концентрироваться?
3. Вы умеете работать с негативом?
4. Вы умеете работать с ответственностью?
5. Вы умеете работать с ошибками?
6. Вы умеете работать с возможностями?
7. Вы умеете говорить НЕТ?
8. Вы умеете учиться?

Да, рефлекторно, на первый вопрос мы отвечаем Да, сразу попадая в ловушку иллюзий, но оставшиеся вопросы позволяют сконцентрироваться на результате, и это только начало! Список вопросов можно существенно расширить.

Сколько баллов набрали вы? а сколько баллов ваши сотрудники? давайте попробуем сделать выводы:

И разумеется, ответы на вопросы можно сделать намного шире баллов, предоставив/заставив писать конкретные ответы.

А теперь напишите, что вы действительно хотите научиться делать, какие вопросы проработать и при вашем желании вы можете обратиться ко мне за консультацией или корпоративным обучением.

Ваше мнение приветствуется, пишите в комментарии и поделитесь данной статьей с друзьями в социальных сетях.

Эффективная работа радует не только начальника, она повышает качество жизни сотрудника. Каждому человеку важно чувство удовлетворенности от не напрасно прожитого дня. Ведь если вы выполняете работу, которая вам нравится, интересна, это сказывается на эффективности работы.

В 20 веке критерием эффективности была способность четко выполнять поставленные задачи. На этом была выстроена система обучения - вы учитесь 5 лет, глубоко изучаете предмет и потом применяете свои знания на практике. И сейчас это также остается мечтой многих начальников - выполняющий свои обязанности сотрудник. Однако в последнее время, в силу постоянно меняющийся внешних условий, технологий, кризиса и т.д, такая модель все меньше подходит для развития бизнеса. Все больше HR-менеджеров начинают смотреть не только на знания, но и на способность человека к обучению. Сотрудник должен быть не только эффективным, но и инициативным, мотивированным, умным, способным привнести свою логику в решение поставленных задач.

Что позволяет достичь мотивации в работе? Безусловно, интерес к делу, работе, которой вы занимаетесь. Однако, для реализации интерес важным критерием является эмоциональная безопасность пространства на работе - дружеская атмосфера, принятие инициативы сотрудников. Абрахам Маслоу в своей работе «Самоактуализация личности» описал принципы появления интереса у ребенка. В случае, когда рядом находится мама, а мать в детском возрасте - это гарантия безопасности, у ребенка самопроизвольно просыпается интерес, и он готов исследовать окружающий мир. Если ребенку небезопасно, он не станет с увлечением играть, пока не окажется в безопасном месте. Безусловно, у взрослых, эта связь от безопасности притупляется, и часто просто не осознается. Но неслучайно, более 33% опрошенных респондентов на сайте по трудоустройству «Работа в Харькове», на вопрос - «Что способствует эффективной работе?» главным критерием назвали «дружеская обстановка в коллективе». Следующим по упоминанию в опросе, но даже большим по значимости качеством, влияющим на эффективность, является самоорганизация. Около 25% опрошенных поставили это качество на первое место. Как бы вы не были мотивированы получить большую оплату, или занять высокую должность, без организации своих усилий трудно куда-то продвинуться. И здесь также на первое место становится мотивация и способность преодолеть внутреннее сопротивление. Самоорганизация связана с активной жизненной позицией, с пониманием работы как важной части своей собственной жизни. От того, насколько вы связываете свою работу с жизненными целями, столько вы и будете вкладывать в совершенствование себя на работе.

Следующий уровень эффективной работы подразумевает управление своими временем и планирование. И здесь все зависит от вашего склада характера - части соискателей важным является возможность планировать свое время и свои задачи (19%), а части - получать четкие рекомендации и задачи от начальства (тоже 19%). И в том и в том случае эффективная работа подразумевает эффективное планирование - вы можете это делать самостоятельно или с помощью своего руководителя.

Эффективная работа складывается из многих факторов, и их набор может быть индивидуален. Все люди разные и мотивацией могут служить самые неожиданные вещи, но стоит искать ту работу, где эти факторы будут максимально учтены, и тогда работа будет спориться и приносить удовлетворение.